في الشركات والمؤسسات الكبيرة هناك نظام مختلف يتم العمل به والذي يشتمل علي كل تدوين كل الأمور والملاحظات في الاجتماعات التي يتم القيام بها وذلك من خلال نموذج محضر الاجتماع الذي يشتمل علي كافة العناصر الضرورية التي تفهم منها كل الأمور التي تحتاج إليها والعديد من التفاصيل المتنوعة.
نموذج محضر الاجتماع:
حيث أن نموذج الإجتماع هو عبارة عن النموذج المخصص من أجل إثبات أعداد الحضور والغائبين في جلسات الإجتماعات التي تتم في الشركات والمؤسسات المختلفة ويعمل علي توثيق البعض من النقاط التي يتم مناقشتها في خلال الإجتماع وله العديد من الاستخدامات والفوائد المختلفة والتي منها:
- أن يتم كل الإبلاغ لكل الأعضاء الغائبيتن بالمناقشة للقرارات التي تم إتخاذها.
- سجل من أجل المناقشات التي من الممكن الرجوع إليها مرة أخري في المستقبل.
- تُساعد علي أن يتم توفير المواد الخام الجاهزة من أجل الاجتماعات التي تعتمد في الغالب علي البيانات والمعلومات.
- كما أنها تعمل علي التوفير للتذكير بخطوات العمل.
- تدوين كافة الملاحظات والأمور المختلفة وبالتالي ضمان أن لا تضيع أي معلومة.
يوجد البعض من العناوين الأخرى التي تشتمل على الكثير من المعلومات المتنوعة التي من الممكن أن تتعرف عليها من خلال الدخول إلى موقع طور نفسك التى تتمثل فى مقدمة اجتماع عمل
ما هي أهمية نموذج محضر اجتماع؟
هناك البعض من الحالات التي تحتاج فيها إلي وجود محضر تدوين اجتماعي ويكون الأمر بموجب القانون مثل الحالات التأديبية للموظفين أو في أثناء النزاعات القانونية ومع ذلك في أغلب الحالات يعود الأمر لك تماماً إذا كنت تريد الإعتماد علي محضر اجتماع جاهز وله العديد من الأمور الإيجابية المختلفة والتى تشتمل علي:
- تعمل المحاضر الاجتماعية علي توفير سجل مكتوب للأمور التي تم الإتفاق عليها والحصول علي فهم كامل من الجميع للنتائج.
- كما أنه يُعتبر المحضر مصدر للمعلومات لأى من المشاركين في الاجتماع من الممكن الإطلاع عليه في أي وقت.
- يُعتبر أن السجل المكتوب هو أحد أفضل الطرق التي من الممكن الاعتماد عليها من أجل أن يتم تجنب أي سوء تفاهم بين أي من الأطراف المتواجدة.
- تعريف الاشخاص بالمهام التي يجب عليهم القيام بها وأن يتم وضع جداول زمنية محددة من أجل أن يتم إبقاء الجميع علي المسار الصحيح.
- العمل علي توضيح كافة الخطوات المختلفة التي يتم القيام بها ومن المسؤول عن كل خطوة والتأكد من أنه لم يتم نسيان أي من عناصر العمل.
- هي مصدر مهم للمعلومات للأعضاء الذين لم يحضروا الاجتماع لأي من الأسباب.
- تُساعد اي من أصحاب العمل الاخرين علي أن يطلعوا علي النتائج في كل الأوقات في حالة كان هناك أنشطة أخري تؤثر علي الاجتماع.
- يجب أن يكون كل محضر اجتماع جاهز من أجل استقبال المشاركين من أجل العودة إليه ومراجعة البعض من الأفكار الرئيسية والنقاط من أجل مناقشتها من أجل الوصول إلي القرار المناسب.
- بدون وجود سجل واضح يشتمل علي كل المعلومات المختلفة من السهل أن يتم نسيان سبب اتخاذ أحد القرارات وفي أسوء الحالات قد تعود إلي تكرار نفس الجلسة مرة أخري.
ما هي العناصر التي يشتمل عليها محضر الاجتماع؟
من أجل أن يكون المحضر مناسب من أجل الاجتماع وأن يكون انعكاساً دقيقاً لما حدث في خلال الاجتماع يجب أن تتواجد البعض من العناصر وقد تستخدم البعض من المؤسسات نموذج خاص بها أو يكون هناك نموذج عام ولكن هناك البعض من العناصر التي تتواجد ولكنها تختلف في الترتيب غالباً وفي الأغلب يشتمل علي:
العنوان: والذي يشتمل علي البعض من المعلومات مثل اسم اللجنة وتاريخ الاجتماع المحدد والمكان والوقت المناسب.
الحاضرين: حيث أنه يجب أن يشتمل علي كل الأسماء للأشخاص الذين حضروا الاجتماع ومن أرسل الإعتذارات لعدم التمكن من الحضور والأشخاص الذين يرغبون في الحصول علي نسخة من المحضر.
اعتماد المحاضر السابقة: في الغالب قد تجد أن هذا العنوان الأول وسوف يشتمل علي المعلومات بشكل تفصيلي وأنه قد تمت الموافقة علي المحضر السابق أم لا وهل يوجد أي تصحيحات سوف نحتاج إليها وسرد أي من الإجراءات والمسؤوليات وأي من الأفراد الغير قادر علي حضور الاجتماع السابق سوف يكون ملزم إما أن يتم إعطاء رئيس الاجتماع أو مدون المحاضر تحديثًا عن الإجراء الذي اتخذه وذلك من أجل أن تتوفر كافة المعلومات بشكل تفصيلي.
خطوات العمل: والذي يشتمل علي البعض من الأمور المختلفة مثل إكتمال أي من الإجراءات المختلفة من الأجتماعات السابقة بالإضافة إلي أي من الأعمال التي تتم حالياً والجديدة أيضاً التي تحتاج إلي الإهتمام الأن ويشتمل أيضاً علي خطة العمل التي تم وضعها من أجل المنظمة وفي حالة وجود أطراف أو منظمات أخري والأفراد الذين لم يستطيعوا الحضور ملزمين بتقديم التحديثات في الأعمال التي قاموا بها.
الإعلانات: ويتم تقديم في هذا الجزء من المحضر عن أي من الإعلانات التي تم الإدلاء بها من قبل المشاركون أو الأشخاص الذين قدموا أي اعتذارات وأيضاً بنود جدول الأعمال التي يتم اقتراحها من أجل الاجتماع التالي.
الاجتماع القادم: يشتمل علي التفاصيل الخاصة بالاجتماع التالي حول التعرف علي المكان والزمان.
خط التوقيع: والذي يشتمل علي اسم الشخص الذي قام بإعداد المحضر وتاريخ التقديم والموافقة عليه وهناك البعض من المؤسسات التي تتطلب أكثر من توقيع واحد من أجل الحصول علي محضر ذي طبيعة قانونية.
طريقة كتابة محضر اجتماع:
هناك العديد من النماذج والأشكال المختلفة لها التي من الممكن أن يتم كتابة المحضر بها واليوم سوف نقدم أحد أشكال النماذج التي يتم العمل بها والتى تشتمل علي:
نموذج لمحضر اجتماع مجلس الإدارة رقم ……………. لسنة …………….
المنعقد بتاريخ … / …. / ……….
جدول الأعمال
تلاوة محضر الجلسة السابقة والتصديق عليه.
مناقشة ما تم تنفيذه من القرارات بالجلسة السابقة بتاريخ …. /…../…..
النظر في التقرير الشهري عن نشاط الشركة عن شهر …. .،…..،……..
ما يستجد من اعمال.
محضر الجلسة
في يوم ………… من شهر ………. لسنة..….. في تمام الساعة…..…. ص/م، اجتمع السيد رئيس مجلس الادارة بمقر الشركة والمدير العام السيد / …………………………. والعضو المنتدب السيد /………………………….……. وحضور كل من السادة الأعضاء:
………………………………
……………………………….
……………………………….
………………………………
………………………………
وقد تغيب عن الحضور السادة
………………………………
………………………………
فقد حضر عدد …………..….. عضوا من إجمالي …………..……. لذا كان الانعقاد قانونيًا، وبدأ النظر في جدول الأعمال والمناقشات وتم اتخاذ القرارات التالية:
تم تلاوة محضر الجلسة السابقة والتصديق عليه
تم الموافقة على قبول العضو السيد /……………………….، السيد /…………………..……… للانضمام لرئاسة مجلس الإدارة.
الاتفاق على سير العمل خلال 6 شهور قادمة، وزيادة نسبة المبيعات والوصول إلى نسبة أرباح ……………………….. خلال هذه الفترة.
أقفل المحضر في حوالي الساعة ……….. ص/ م.
رئيس مجلس الإدارة
يوجد البعض من العناوين الأخرى التي تشتمل على الكثير من المعلومات المتنوعة التي من الممكن أن تتعرف عليها من خلال الدخول إلى موقع طور نفسك التى تتمثل فى عوامل نجاح فريق العمل