التخطيط وتنظيم الوقت واحدة من أهم المهارات التي على الإنسان أن يتقنها، وعلى الرغم من أن البعض قد يظنون أن ذلك ليس له فائدة، إلا إنه بمرور الوقت ومع إتقان تلك المهارات، سيلاحظ أنه فاته الكثيرين، لذلك إليك مهارات التخطيط والتنظيم للوقت بشيء من التفصيل.
التخطيط وتنظيم الوقت
في الحقيقة إن طرق التخطيط وتنظيم الوقت كثيرة وبعض الأشخاص قد يتبعون استراتيجيات خاصة بهم كانت مميزة ونفعت معهم، لكن حسب أغلب التجارب وحسبما يؤكد الخبراء فهناك إستراتيجيات معينة هي التي تضمن التخطيط والتنظيم المناسب أهمها التالي.
بداية اليوم في وقت مبكر:
إن أغلب الأشخاص يظنون أن الشخص إذا استيقظت مبكرا يمكنه أن ينام مبكرا، وإذا سهر كثيرا سوف يستيقظ متأخرا وسوف يكمل اليوم بشكل طبيعي ولديه نفس عدد الساعات ولكن ذلك ليس ممكنا.
حيث أن الاستيقاظ في وقت مبكر وبداية الأعمال بوقت مبكر يعطي الوقت قيمة إضافية كثيرة جدا على عكس الانتظار لوقت متأخر لذلك ينصح دائما بالحرص على مواعيد النوم أن تكون مبكرة وأن يكون الاستيقاظ في وقت جيد من اليوم وليس منتصفه.
النوم 7 إلى 8 ساعات:
قد يستغرب البعض من هذه النصيحة لأن الأغلب يظن أن استغلال الوقت وتنظيمه يكون على حساب عدد ساعات النوم، ولكن على العكس تماما، إن ذلك خطأ كبير يأتي بتأثير سلبي على جسم الإنسان وعلى تركيزه.
لذلك فإن النصيحة المهمة التي نقدمها لكم هي الحرص على النوم والاستيقاظ في مواعيد ثابتة بشرط ألا تزيد مواعيد النوم عن الوقت المحدد لها.
تنظيم المهمات:
بعض الدراسات تم إجراؤها وتم التأكد أن الإنسان ليس مخصصا للمهام المتعددة فعلى سبيل المثال بعض الآلات يمكنها أن تقوم ببضعة مهمات في نفس الوقت بنفس الكفاءة لكن بالنسبة للإنسان الأمر مختلف تماما.
حيث تم تأكد أن الشخص الذي يقوم بمهمة واحدة ويعطيها تركيزه الكافي سيقوم بها أسرع على عكس شخص يقوم ببضعة مهمات على أمل أنه ينجزها كلها في وقت أسرع.
اقرأ أيضا:
وضع خطة لكل مشروع:
يمكن القول أن التنظيم هو سر النجاح والسر في استغلال كل دقيقة في الساعة، بالتالي فإذا كان الشخص يريد أن ينجح في إمتحان أو يريد أن يقوم بمشروع معين فعليه أن يقدم ذلك المشروع على بضعة خطط وبضعة خطوات صغيرة حتى يصل لما يريد.
تجنب التشتت:
بسبب وسائل التواصل الاجتماعي المختلفة وبسبب الإنجذاب لوسائل التشتيت المتنوعة نجد دائما أن التركيز في مهمة واحدة أمر في غاية الصعوبة مما يعيق التقدم.
وتم التأكد حسب ما يقول الخبراء أن الإنسان عندما يتشتت في شيء معين مثلا إذا كان يعمل في مهمة ما ومسك الهاتف لبضع دقائق، فإنه سيحتاج لحوالي 10 دقائق تقريبا قد تزيد أو تقل حتى يعود للتركيز الذي كان عليه.
ونرشح لك: من أهم النتائج المترتبه على تنظيم الوقت زيادة التوتر
إختيار المهام المتماثلة معا:
بالنسبة لهذه الجزئية فإنها ذات تأثير قوي جدا وتتمثل في تنظيمها أن الإنسان عندما يريد أن يقوم بأكثر من مهمة يفضل أن يحاول إيجاد ترابط بينهم، فإذا كان هناك ترابط فيقوم بالمهمة المترابطة معا وإذا لم يكن هناك ترابط فيقوم بكل مهمة بشكل منفرد.
جمع معلومات قبل البدء:
إذا كنت تريد تنظيم الوقت وتريد التخطيط، فعليك دائما الحرص على جمع المعلومات قبل البدء في أي مهمة أو أي مشروع تريد القيام به، فذلك يسهل الكثير.
وضع خطط بديلة:
التخطيط وتنظيم الوقت يحتاج دائما أن يكون الإنسان لديه أكثر من خطة بديلة إذا فشلت خطة سيكون لديه أخرى بدون الحاجة أن يتشتت وأن يضيع وقتا أطول.
الإلتزام:
تكمن مشكلة تنظيم الوقت والتخطيط ليس في القيام بذلك، بل تكمن المشكلة في الإلتزام على نفس الوضع لمدة طويلة فتشير الإحصائيات أن أغلب الأشخاص قد يبدأون في مهمة إلا أنهم لن يكونوا قادرين على الالتزام لمدة طويلة إلا الأشخاص الذين لديهم العزيمة الكافية.
تحديد وقت لكل شيء:
من أسس التنظيم وتخطيط الوقت أن يضع الإنسان مواعيد معينة لكل المهمات التي يقوم بها. على سبيل المثال ممارسة الرياضة لديها وقت وأيضا الدراسة لديها وقت قراءة الكتب لديها وقت حتى مشاهدة الفيديوهات أو التسلية يجب أن يكون لديه وقت محدد لا يجب تجاهله.
ونرشح لك أن تقرأ:
أنواع إدارة الوقت
بعد مناقشة التفاصيل الأساسية عن التخطيط وتنظيم الوقت، فيجب العلم أن إدارة الوقت لها بعض الأنواع، والتي قد تختلف من شخص إلى آخر، لكن المسميات ليست ثابتة بالتأكيد.
على سبيل المثال، من أساسيات وأنواع إدارة الوقت هي الوقت الذي يمكن التحكم فيه، وأيضا الوقت الذي لا يمكن التحكم فيه، ومن هنا تأتي المهمة حتى يقوم الشخص باستغلال تلك الأشياء لصالحه.
ويجب العلم أن لكل شخص منظور معين في تنظيم الوقت، فبعض الأشخاص يكونون قادرين على أن يكونوا أكثر إنتاجية، على الرغم من أن وضعهم في استغلال الوقت مختلف تماما عن الغير، وقد يراهم البعض عشوائيين إلا أن القواعد ليست ثابتة في هذه الجزئية. باختصار شديد إن خطوات تنظيم الوقت ليست قاعدة.
ونرشح لك أيضا:
أهمية إدارة الوقت
بعد مناقشة تفاصيل التخطيط وتنظيم الوقت، وبعد أن تعرفنا على أهم الطرق التي تجعل الإنسان أكثر إنتاجية وأكثر استغلالا لحياته، نتحدث الآن عن العائد الذي سيحصل عليه من خلال إدارة الوقت.
الإنتاجية:
إن التخطيط وتنظيم الوقت يجعل الإنسان أكثر إنتاجية، على الرغم من إنه يمتلك نفس عدد الساعات فنجد أن رجال الأعمال على الرغم من أن لديهم 24 ساعة فقط إلا أنهم ينجزون الكثير وذلك بسبب استغلالهم لكل لحظة.
تحسين العمل وجودته:
عندما يقوم الإنسان بالتخطيط والتنظيم للوقت ولكل المهمات في حياته فإن ذلك يجعل المهمات والأعمال التي يقوم بها أكثر إتقانا وأكثر كمالا مقارنة بالقيام بالأعمال وقت التشتيت وبشكل عشوائي.
الثقة بالنفس:
عندما يشعر الإنسان إنه يمتلك وقته وليس الوقت ما يمتلكه فإن ذلك يزيد الثقة من نفس ويساعد على تطوير الذات ويحسن من الحالة النفسية بشكل كبير.
زيادة احتمالية تحقيق الأهداف:
الأشخاص المنضبطين الذين لديهم تحكم قوي في الوقت وفي إدارته في القيام بكل شيء يستطيعون دائما أن يكونوا أفضل في المهمات وبالتالي تزداد احتمالية أن يحققوا أهدافهم مقارنة بالأشخاص العشوائيين.
وفي الحقيقة إن الفائدة التي نحصل عليها من التخطيط وتنظيم الوقت أكبر بكثير مما تم ذكره، وذلك يختلف من شخص إلى آخر حسب ما يريد أن يصل إليه.
وبعد الوصول لهذه الجزئية يكون مقالنا لليوم قد انتهى والذي تعرفنا فيه بالتفصيل على كل ما يخص التخطيط وتنظيم الوقت بالتفصيل وما العائد الكبير على الحياة من ذلك.
تأكد من قراءة هذا المقال لفائدة أكبر: